برنامج ادارة الحضور والانصراف
يجمع برنامج افاقي لادارة الموارد البشرية بين السهولة والمرونة في الأداء من جهة وبين الدقة والقوة في النتائج والتقارير من جهة اخرى ؛ مما يعطيك القدرة على إدارة المهام اليومية للموارد البشرية بشكل سهل ، مثل إدارة شئون العاملين ، إدارة الحضور والإنصراف ، وإدارة الرواتب والاجور ، كما أنه يساعدك في الحصول على تقارير دقيقة وافية.
برنامج ادارة الحضور والانصراف
برنامج ادارة الحضور والانصراف هو احد اهم الأدوات المساعدة لتنظيم وإدارة الموارد البشرية, دون تدخل بشري مباشر
يسهل عليك برنامج افاقي لادارة الموارد البشرية عملية إدارة برنامج حضور وانصراف الموظفين ويوفر عليك الكثير من الوقت والمجهود وذلك من خلال :
- المرونة العالية في تحديد اسناد الدوام (مواعيد العمل) علي جميع مستويات الهيكل الوظيفي في الشركة بطريقة بسيطة جدا مما يتيح لك تحديد مواعيد الحضور والإنصراف و فترات الراحة وفترات إحتساب الأوقات الإضــافية والاجازة الإسبوعية .
- تتمثل المرونة القصوى في امكانية اسناد اكثر من وردية للموظف سواء على مستوى الفرع أو الادارة او اليوم بشرط عدم تدخل الورديات (فيمكنك مثلا اسناد وردية للموظف محمد وردية من 8ص الى 4م و اسناد وردية اخرى لنفس الموظف من 5م الى 11م بل يمكنك جعل الوردية الاولى في ايام محدد من الاسبوع والوردية الثانية في ايام اخرى من الاسبوع )
- وتتمثل المرونة القصوى ايضا في امكانية امتداد الوردية ليومين (فمثلا يمكن عمل وردية لموظف يعمل من 8م الى 8ص -لاحظ ان هذه الورية جزء منها في يوم وجزء في يوم اخر- )
- وتتمثل المرونة القصوى ايضا في قيام البرنامج بمعالجة بيانات الحضور و الانصراف وفقا لاعدادات الوردية المسندة للموظف في البرنامج (ففي حالة قيام الموظف بعمل بصمة الدخول اكثر من مرة يقوم البرنامج بتسجيل اول بصمة فقط ، ففي حالة قيام الموظف بعمل بصمة الخروج اكثر من مرة يقوم البرنامج بتسجيل اخر بصمة فقط وذلك حسب اعدادات الوردية المسندة للموظف )
- تحديد اسناد الدوام (مواعيد العمل) للمديرين تختلف عن مواعيد العمل الأخري .
- تسجيل الحضور والإنصراف للموظفين بطريقة يدوية من خلال اضافة سجل يدوي أو بطريقة آلية من خلال الربط مع ماكينة الحضور والإنصراف بالبصمة .
- مراجعة بيانات حضور وانصراف الموظفين لتصحيح أخطاء الإدخال.
- ربط جداول مواعيد العمل بالموظفين بصورة عامة للفروع والإدارات أو بصورة خاصة علي مستوى الموظف .
- تحديد الاجازات السنوية أو الطارئة .
- تحديد فترات السماح بعد موعد الحضور وقبل موعد الإنصراف .
- إحتساب الحضور والإنصراف وترحيل النتائج إلي برنامج الأجور والمرتبات بحيث تؤثر بشكل مباشر على قيد الرواتب .
- تحديد رصيد اجازات للموظف مع امكانية تعديله و امكانية عمل اجازة له بدون راتب .
- تحديد عدد أيام الشهر المحتسب بناء عليها الراتب بما يناسب كل الشركات .
- عمل اكثر من وردية للشركة بما يتناسب مع طبيعة العمل .
- وجود سياسات متنوعة خاصة بالدخول المبكر والخروج المبكر والخروج المتأخر وعدم وجود بصمة دخول وعدم وجود بصمة خروج
- تسجيل أذون الانصراف وتحديد وقت الخروج ووقت العودة .
1- تعريف فترات الراحة :
من قائمة الموارد البشرية اختار إدارة الحضور والإنصراف ثم اختار منها اضافة سجل يدوي فتظهر لك هذه الشاشة فاضغط اضافة .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة
كما هو موضح بها ثم اضغط حفظ
(وهذا مثال على تعريف فترة راحة من الساعة 1م الى الساعة 2م )
2- تعريف الاوقات الاضافية
من قائمة الموارد البشرية اختار الحضور والانصراف ومنها اختار الاوقات الاضافية فتظهر لك هذه الشاشة فاضغط اضافة .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة كما هو موضح بها
ثم اضغط حفظ ،(وهذا مثال على تعريف وقت اضافي الساعة بساعتين).
3- تعريف الورديات :
من قائمة الموارد البشرية اختار إدارة الحضور والإنصراف ومنها اختار الورديات فتظهر لك هذه الشاشة فاضغط اضافة .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة كما هو موضح بها
ثم اضغط حفظ ،(وهذا مثال على تعريف وردية من الساعة 9ص حتى الساعة 5م ).
4- تعريف ملف الاعداد :
وهو خاص بتحديد كيفية التعامل مع حالات
• الحضور المبكر .
• الانصراف المبكر أو المتأخر .
• عدم وجود بصمة الخروج للراحة أو العودة منها .
• عدم وجود بصمة الانصراف من الوردية .
ويمكنك تعريف ملف الاعداد من خلال الخطوات التالية :
من قائمة الموارد البشرية اختار الحضور والانصراف ومنها اختار ملف الاعداد فتظهر لك هذه الشاشة فاضغط اضافة .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة
كما هو موضح بها ثم اضغط حفظ ،(وهذا مثال على ذلك ).
5- تعريف اسناد الدوام (مواعيد العمل ) :
وهو خاص بتحديد مواعيد العمل على مستوى الشركة أو الفرع أو الادارة أو الموظف مع تحديد نوع الوردية و فترة الراحة و نوع الإضافي وأيام العمل الاسبوعية .
ويمكنك تعريف اسناد الدوام (مواعيد العمل ) من خلال الخطوات التالية :
1- من قائمة الموارد البشرية اختار إدارة الحضور والإنصراف ومنها اختار اسناد الدوام للموظفين فتظهر لك هذه الشاشة فاضغط اضافة .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة
كما هو موضح بها ثم اضغط حفظ ،(وهذا مثال على ذلك ).
6- تعريف الأجازات السنوية :
من قائمة الموارد البشرية اختار الحضور والانصراف ومنها اختار الأجازات السنوية فتظهر لك هذه الشاشة فاضغط اضافة .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة
كما هو موضح بها ثم اضغط حفظ ،(وهذا مثال على تعريف اجازة عيد الفطر المبارك ).
7- تعريف انواع الاجازات :
من قائمة الموارد البشرية اختار بيانات اساسية ثم اختار منها انواع الاجازات فتظهر لك هذه الشاشة فاضغط اضافة .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة
كما هو موضح بها ثم اضغط حفظ .
8- تحديد رصيد الأجازات لكل موظف :
من قائمة الموارد البشرية اختار الموظفين فتظهر لك هذه الشاشة فحدد الموظف الذي تريده من خلال علامة البحث (1) ثم اضغط على تبويب الحضور والانصراف (2) ثم اضغط تعديل .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال رصيد الأجازات كما هو موضح بها
9- عمل طلب أجازة للموظف :
من قائمة الموارد البشرية اختار الحضور والانصراف ومنها اختار فتظهر لك هذه الشاشة فاضغط اضافة .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة
كما هو موضح بها ثم اضغط حفظ .
10- تعريف انواع الاستئذان :
من قائمة الموارد البشرية اختار الحضور والانصراف
ثم اختار منها انواع الاستئذان فتظهر لك هذه الشاشة فاضغط اضافة.
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة
كما هو موضح بها ثم اضغط حفظ .
11- كيفية جلب بيانات الحضور والانصراف بشكل آلي(في حالة وجود جهاز الحضور والانصراف بالبصمة ):
من قائمة الموارد البشرية اختار الحضور والانصراف
ثم اختار منها جلب بيانات الحضور والانصراف
فتظهر لك هذه الشاشة فقم بكتابة الـ IP والـ (port (1-2
الخاص بجهاز البصمة أو حسب اعدادات جهاز البصمة ، ثم اضغط اتصال (3) ، وبعد ذلك اضغط جلب بيانات الحضور والانصراف (4) .
ويمكنك تجنب هذه الخطوة وجعل البرنامج يقوم بجلب بيانات الحضور والانصراف بشكل مستمر وذلك من خلال :
1- من قائمة النظام اختار اعدادات الجهاز
فتظهر لك هذه الشاشة
فاضغط على تبويب الحضور والانصراف (1) .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة
كما هو موضح بها ثم اضغط حفظ .
12- كيفية تسجيل الحضور والانصراف بشكل يدوي (في حالة عدم وجود جهاز الحضور والانصراف بالبصمة ):
من قائمة الموارد البشرية اختار الحضور والانصراف
ثم اختار منها اضافة سجل يدوي فتظهر لك هذه الشاشة فاضغط اضافة .
ثم تظهر لك هذه الشاشة فقم بادخال البيانات المطلوبة
كما هو موضح بها ثم اضغط حفظ .
